Je hebt geen boekhoudprogramma nodig om je administratie op orde te houden. Een Excel en je telefoon zijn genoeg.
Dit is hoe ik het jarenlang deed.
Stap 1: Eén Excel-bestand
Maak een spreadsheet met vier kolommen:
- Datum
- Omschrijving
- Bedrag (exclusief btw)
- Categorie (omzet, kosten, investering)
Elke factuur die je stuurt: één regel. Elke zakelijke uitgave: één regel. Klaar.
Aan het einde van het jaar tel je de omzet op, tel je de kosten op, en het verschil is je winst. Dat is alles wat je nodig hebt voor je IB-aangifte.
Stap 2: Bonnetjes bewaren
Je hebt bonnetjes nodig om twee redenen. De Belastingdienst kan tot 7 jaar terug om bewijs vragen voor je IB-aangifte. En als je btw-aangifte doet, heb je de bonnetjes nodig om de btw op zakelijke kosten terug te vragen. Zonder bon geen btw-aftrek.
Wat voor mij werkte: ik plakte bonnetjes op een A4'tje (vier of vijf per vel) en scande dat in als PDF. Eén map per maand. Klaar.
Nog simpeler: fotografeer elk bonnetje met je telefoon op het moment dat je het krijgt. Eén map in je fotobibliotheek per maand, of gebruik een gratis app als Genius Scan.
Het gaat er niet om hoe je het doet. Het gaat erom dat je het doet. Een vervaagd bonnetje in maart is waardeloos. Een foto in januari is bewijs.
Tip: zorg dat het btw-bedrag leesbaar is op de foto. Dat is wat je nodig hebt voor je btw-aangifte.
Stap 3: Eén keer per maand bijwerken
Dit is waar de meeste zzp'ers (inclusief ik) faalden. Je denkt: dat doe ik wel aan het einde van het jaar. En dan zit je in maart met een berg papier en geen overzicht.
Plan een half uur per maand. Eerste maandag, laatste vrijdag, maakt niet uit. Open je Excel, voer de facturen en kosten van die maand in, scan je bonnetjes. Half uur. Dan is het klaar en hoef je er de rest van de maand niet aan te denken.
Wat je niet nodig hebt
- Een boekhoudprogramma van €20 per maand
- Een map met tabbladen per categorie
- Een boekhouder die je administratie bijhoudt
- Kennis van debet en credit
Als je één onderneming hebt, geen personeel, en je kosten overzichtelijk zijn, is een Excel en een telefoon alles wat je nodig hebt.
En als het tijd is voor je aangifte?
Dan heb je je Excel. Omzet min kosten is je winst. Die vul je in, samen met je aftrekposten, en je bent klaar.
Of je laat Ingediend het voor je uitrekenen. Wizard invullen, aftrekposten automatisch berekend, overzicht per mail. Eenmalig €49.